Lỗi thường gặp khi dịch công chứng – Tránh để bị từ chối hồ sơ
Dịch công chứng là bước quan trọng trong các hồ sơ pháp lý, từ xin visa, du học đến đầu tư, kết hôn với người nước ngoài… Tuy nhiên, nhiều người mất thời gian, công sức chỉ vì một số lỗi khi dịch công chứng tưởng như đơn giản nhưng lại dẫn đến hồ sơ bị trả lại. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ rõ các lỗi phổ biến, căn cứ pháp lý liên quan, và cách xử lý khắc phục hợp lệ để bạn không rơi vào tình huống “dở khóc dở cười”!
>>> Xem thêm: Bạn cần giấy khai sinh bản dịch có công chứng? Hãy chọn đúng nơi có dịch vụ dịch thuật công chứng uy tín
⚖️ Căn cứ pháp lý về dịch công chứng và trách nhiệm pháp lý khi sai sót
Theo Luật Công chứng 2014, Điều 61 quy định:
“Người dịch phải chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch trước tổ chức hành nghề công chứng và trước pháp luật.”
Ngoài ra, theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, hồ sơ có sai lệch hoặc không đúng mẫu có thể bị từ chối chứng nhận hoặc bị hủy kết quả công chứng.
📌 Vì vậy, các lỗi khi dịch công chứng không chỉ khiến hồ sơ không hợp lệ, mà còn gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và quyền lợi của người dịch.
❌ Những lỗi khi dịch công chứng thường gặp nhất hiện nay
📝 1. Sai chính tả, sai tên riêng hình thành lỗi khi dịch công chứng
✍️ Lỗi phổ biến nhất là viết sai tên người, địa chỉ, tổ chức.
📌 Ví dụ:
“Nguyễn Thị Thảo” bị dịch thành “Nguyen Thi Thaoo”
“UBND Quận 1” thành “People’s Committee of District 2”
⛔ Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối do không khớp thông tin, nhất là trong hồ sơ visa hoặc hợp đồng pháp lý.
🌐 2. Dịch sai thuật ngữ pháp lý hoặc chuyên ngành
⚠️ Với các tài liệu chuyên sâu như:
Hợp đồng thương mại
Văn bản pháp luật
Bằng cấp kỹ thuật … nếu không có người am hiểu chuyên ngành, dễ gây hiểu sai nội dung.
📌 Ví dụ:
“Giấy xác nhận không tranh chấp” → dịch sai thành “Document of no conflict” thay vì “Certificate of no dispute”
⛔ Lỗi này có thể khiến tài liệu không được chấp nhận ở nước ngoài.
🧾 3. Dùng sai mẫu biểu hoặc format không đúng chuẩn
📄 Một số loại giấy tờ như: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, CMND… thường có mẫu dịch chuẩn theo yêu cầu của cơ quan lãnh sự hoặc đại sứ quán.
Nếu bạn tự dịch hoặc dùng bản dịch tự do không đúng mẫu, hồ sơ dễ bị từ chối.
📌 Cơ quan lãnh sự thường yêu cầu bản dịch:
Có dấu giáp lai
Có chữ ký người dịch hợp lệ
Kèm bản sao công chứng hoặc bản gốc
🕒 4. Dịch từ bản photo không có xác thực
📷 Theo pháp luật hiện hành, không được dịch công chứng từ bản photo chưa xác thực.
📚 Căn cứ: Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 5
📌 Ví dụ:
Bạn chỉ gửi bản scan sổ hộ khẩu → dịch thuật xong → công chứng từ chối vì không có bản gốc hoặc bản sao y chứng thực kèm theo.
Đã ký hợp đồng cộng tác với tổ chức hành nghề công chứng
…mới được ký tên và chịu trách nhiệm trên bản dịch.
⛔ Nếu bản dịch do người không đủ điều kiện ký → bản dịch bị vô hiệu.
🔍 Cách kiểm tra và khắc phục lỗi khi dịch công chứng
🧠 1. Đọc kỹ, so sánh từng chi tiết với bản gốc
📌 Trước khi ký xác nhận và công chứng:
Đối chiếu tên riêng, ngày tháng, thuật ngữ
Kiểm tra chính tả, định dạng, dấu câu
So khớp toàn bộ nội dung
🧑2. Sử dụng đơn vị có kinh nghiệm, mẫu chuẩn
✅ Ưu tiên chọn trung tâm dịch thuật:
Có liên kết với văn phòng công chứng
Có sẵn mẫu cho từng loại tài liệu
Có đội ngũ biên dịch chuyên ngành
💬 Hỏi trước xem người dịch có ký hợp lệ không.
📎 3. Yêu cầu bản nháp để kiểm tra lỗi khi dịch công chứng
Trước khi in bản chính và công chứng, hãy yêu cầu:
📄 Gửi bản PDF hoặc Word để soát lỗi lần cuối 📌 Nếu phát hiện lỗi, yêu cầu chỉnh sửa và ký lại
🛠️ 4. Sửa lỗi sau công chứng – Cần làm gì?
Nếu phát hiện lỗi sau khi đã công chứng:
Cần hủy bản công chứng cũ
Dịch lại đúng nội dung
Xin công chứng mới theo đúng quy trình
📚 Căn cứ: Luật Công chứng 2014, Điều 45: “Người yêu cầu công chứng có quyền đề nghị sửa đổi, bổ sung nội dung bản dịch nếu phát hiện sai sót trước khi ký kết.”
📚 Ví dụ minh họa thực tế về lỗi khi dịch công chứng
Tình huống: Anh Long dịch công chứng học bạ để nộp hồ sơ du học Đức. Tuy nhiên, trường đại học từ chối vì:
Dịch sai thuật ngữ: “Điểm trung bình” → “Common point” thay vì “Grade Point Average (GPA)”
Thiếu dấu giáp lai giữa bản dịch và bản photo
Kết quả: Anh Long phải làm lại toàn bộ → trễ lịch nộp hồ sơ 10 ngày.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
>>> Xem thêm: Làm thế nào để tránh mất phí “vô lý” khi sang tên sổ đỏ?
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
