So sánh vi bằng và biên bản – Khác biệt quan trọng

Trong đời sống pháp lý, “vi bằng” và “biên bản” thường được dùng để ghi nhận sự kiện, hành vi. Tuy nhiên, đây là hai loại văn bản hoàn toàn khác nhau về thẩm quyền lập, giá trị pháp lý và phạm vi sử dụng. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa vi bằng và biên bản sẽ giúp cá nhân, tổ chức lựa chọn đúng loại văn bản để bảo vệ quyền lợi của mình. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết dựa trên pháp luật mới nhất hiện hành.

>>> Xem thêm: Chuyên nghiệp và tận tâm tại văn phòng công chứng.

1. Cơ sở pháp lý của vi bằng và biên bản

1.1 Vi bằng

Khoản 3 Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định:
Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi có thật mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.

Vi bằng có giá trị chứng cứ theo Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, được Tòa án, Viện kiểm sát sử dụng khi giải quyết vụ án.

1.2 Biên bản

Biên bản là văn bản hành chính hoặc dân sự, do cá nhân, cơ quan, tổ chức lập để ghi nhận sự việc xảy ra. Biên bản được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật khác nhau, tùy vào từng loại, ví dụ:

Biên bản vi phạm hành chính (Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, sửa đổi 2020).
Biên bản họp (Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020).

Biên bản không cần đăng ký với cơ quan nhà nước, mà chỉ có giá trị trong phạm vi quan hệ pháp lý mà nó ghi nhận.

2. So sánh vi bằng và biên bản theo các tiêu chí

2.1 Chủ thể có thẩm quyền lập

Vi bằng: chỉ Thừa phát lại thuộc Văn phòng Thừa phát lại được Sở Tư pháp cấp phép mới có quyền lập (Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP).
Biên bản: bất kỳ cá nhân, tổ chức nào có thẩm quyền theo quy định pháp luật hoặc theo nhu cầu thực tế đều có thể lập (ví dụ: doanh nghiệp lập biên bản họp, công an lập biên bản vi phạm giao thông).

2.2 Hình thức và thủ tục

Vi bằng: phải lập đúng trình tự, có chữ ký của Thừa phát lại, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại, và gửi đăng ký tại Sở Tư pháp (Điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP).
Biên bản: chỉ cần có chữ ký của những người liên quan, không phải đăng ký tại cơ quan nhà nước.

2.3 Giá trị pháp lý

Vi bằng: có giá trị chứng cứ, được Tòa án và cơ quan tố tụng xem xét. Tuy nhiên, vi bằng không thay thế công chứng, chứng thực.
Biên bản: chỉ có giá trị chứng minh trong phạm vi sự việc mà nó ghi nhận. Nếu lập sai thẩm quyền, biên bản có thể bị vô hiệu.

Xem thêm: Bán đất bằng hợp đồng ủy quyền có hợp pháp không?

2.4 Phạm vi sử dụng

Vi bằng: thường dùng trong các tình huống cần chứng cứ khách quan như: giao nhận tiền, giao nhận tài sản, ghi nhận hiện trạng nhà đất, quảng cáo, họp cổ đông.
Biên bản: sử dụng phổ biến trong hành chính, dân sự, doanh nghiệp như: biên bản họp hội đồng quản trị, biên bản vi phạm hành chính, biên bản bàn giao tài sản.

>>> Xem thêm: Làm sổ đỏ không còn khó với Dịch vụ sổ đỏ chuyên nghiệp.

3. Ví dụ minh họa thực tế về vi bằng và biên bản

Anh A mua căn hộ từ anh B, hai bên lập biên bản giao nhận tiền. Tuy nhiên, sau này B phủ nhận việc đã nhận tiền. Nếu chỉ có biên bản, Tòa án sẽ xem xét chữ ký, nội dung, nhưng giá trị chứng cứ không cao.

Ngược lại, nếu anh A nhờ Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận việc giao tiền, vi bằng này được coi là chứng cứ khách quan, khó bị bác bỏ, vì có sự chứng kiến và xác nhận của Thừa phát lại.

4. Khi nào nên lập vi bằng thay vì biên bản?Mối liên hệ giữa vi bằng và biên bản

4.1 Trường hợp nên lập vi bằng

Khi sự kiện có khả năng phát sinh tranh chấp (giao dịch đặt cọc mua bán đất, giao nhận tài sản lớn).
Khi cần chứng cứ khách quan để dùng tại Tòa án.

4.2 Trường hợp chỉ cần biên bản

Các cuộc họp nội bộ doanh nghiệp (họp cổ đông, hội đồng quản trị).
Ghi nhận sự việc mang tính hành chính, thủ tục (bàn giao hồ sơ, kiểm kê tài sản).

>>> Xem thêm: Hãy phân biệt rõ công chứng và Công chứng vi bằng.

5. Bảng so sánh vi bằng và biên bản

Tiêu chí	Vi bằng	Biên bản
Chủ thể lập	Thừa phát lại	Cá nhân, tổ chức theo thẩm quyền
Thủ tục	Phải đăng ký tại Sở Tư pháp	Không cần đăng ký
Giá trị pháp lý	Chứng cứ hợp pháp tại Tòa	Phụ thuộc nội dung và thẩm quyền
Phạm vi sử dụng	Giao dịch dân sự, thương mại, tranh chấp	Hành chính, doanh nghiệp, dân sự thông thường

>>> Xem thêm: Người dân thường mắc sai lầm gì về Phí công chứng?

Kết luận

Vi bằng và biên bản đều là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi, nhưng khác nhau về thẩm quyền lập, thủ tục, giá trị pháp lý. Nếu biên bản chỉ mang tính nội bộ hoặc hành chính, thì vi bằng có giá trị chứng cứ pháp lý cao hơn, đặc biệt trong các tranh chấp. Do đó, người dân và doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn đúng loại văn bản để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình

Xem thêm: Những điều cần biết về Ủy quyền định đoạt

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Cách phân biệt đất quy hoạch dân cư và đất quy hoạch công cộng

>>> Thủ tục góp vốn bằng nhà đất trong công ty TNHH như thế nào?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.