Có thể dịch công chứng online không? – Cập nhật mới nhất 2025
Trong thời đại số hóa, nhiều dịch vụ hành chính đã chuyển sang hình thức trực tuyến, từ nộp hồ sơ đăng ký kết hôn đến khai báo thuế. Vậy dịch công chứng online – một dịch vụ có tính pháp lý cao – có được pháp luật cho phép không? Nếu có, điều kiện và quy trình thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết, cập nhật pháp lý mới nhất 2025 và ví dụ thực tế minh họa để bạn dễ dàng hình dung.
>>> Xem thêm: Cần dịch sang tiếng Hàn, Nhật, Trung? Đã có dịch vụdịch thuật công chứng hỗ trợ.
⚖️ Căn cứ pháp lý về dịch công chứng online
🧾 Luật công chứng và hình thức thực hiện
Theo Luật Công chứng 2014, Điều 2 và Điều 61 quy định:
“Việc công chứng phải được thực hiện trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Tuy nhiên, từ năm 2023, theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP (về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử) và Chỉ đạo số 06/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, một số địa phương đã thí điểm thực hiện công chứng trực tuyến.
🔍 Đến năm 2025, Bộ Tư pháp đang triển khai từng phần công chứng số, trong đó có:
Nộp hồ sơ công chứng từ xa
Chứng nhận bản dịch thông qua hệ thống định danh số
Nhận bản scan công chứng qua hệ thống hành chính điện tử
📌 Tuy nhiên, chữ ký công chứng và dấu đỏ vẫn phải thực hiện trực tiếp tại trụ sở công chứng, theo đúng Luật Công chứng hiện hành.
🌐 Dịch công chứng online – Có thể thực hiện đến mức độ nào?
✅ 1. Dịch thuật online hoàn toàn có thể
Bạn có thể thực hiện các bước dịch thuật giấy tờ qua các nền tảng như:
Gửi file PDF/scan qua email hoặc Zalo
Thanh toán trực tuyến
Nhận bản dịch qua email để kiểm tra
Xác nhận nội dung trước khi in ấn và công chứng
📍Lưu ý: Việc dịch online không đồng nghĩa là được công chứng online, nhưng giúp rút ngắn đáng kể thời gian đi lại.
✍️ 2. Công chứng bản dịch online – Hiện có 2 hình thức hỗ trợ
🔹 a. Nộp hồ sơ online, đến nhận bản công chứng
Một số văn phòng công chứng (đặc biệt ở TP.HCM, Hà Nội) đã:
Cho phép khách hàng gửi bản dịch + bản gốc qua hệ thống điện tử
Xác nhận nội dung online
Sau đó đến trực tiếp để ký và nhận bản công chứng
🔹 b. Uỷ quyền công chứng qua công nghệ số
Nếu bạn không thể trực tiếp đến công chứng, có thể:
Làm giấy ủy quyền công chứng có công chứng/chứng thực hợp lệ
Gửi cho đơn vị dịch vụ hoặc người đại diện
Họ sẽ thực hiện các bước còn lại tại văn phòng công chứng
📌 Điều này đặc biệt phù hợp với người đang ở nước ngoài hoặc vùng cách ly.
⚠️ Những hạn chế và lưu ý khi dịch công chứng online
🛑 1. Không được công chứng chỉ bằng bản scan hoặc ảnh chụp
Theo Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chỉ chấp nhận bản sao có xác thực rõ ràng.
⛔ Bản photo hoặc bản scan không kèm bản gốc/bản sao y chứng thực sẽ bị từ chối.
🧑⚖️ 2. Chữ ký người dịch phải trực tiếp xác nhận trước công chứng viên
Luật hiện hành vẫn yêu cầu:
Người dịch có chứng chỉ hợp lệ
Phải ký trực tiếp trên bản dịch
Công chứng viên xác nhận chữ ký người dịch tại chỗ
📌 Việc ký online vẫn chưa được Luật Công chứng cho phép chính thức.
🔏 3. Cảnh giác dịch vụ giả mạo “dịch công chứng online 100%”
Một số đơn vị quảng cáo có thể:
Gửi bản scan có dấu mộc
Không có bản gốc
Không ký trực tiếp
👉 Những bản này không có giá trị pháp lý khi nộp cho cơ quan hành chính, đại sứ quán hoặc toà án.
📚 Ví dụ minh họa thực tế
✅ Tình huống thành công:
Chị Hương (Q.1, TP.HCM) cần dịch công chứng bảng lương để xin visa Úc.
Gửi bản scan + bản sao y qua email
Nhận bản dịch PDF xác nhận nội dung
Đến văn phòng ký và nhận bản công chứng chỉ sau 1 giờ
👉 Rút ngắn thời gian xuống chỉ còn 1 buổi sáng thay vì 2 – 3 ngày.
❌ Tình huống thất bại:
Anh Quân (Đà Nẵng) gửi bản scan hộ khẩu cho bên dịch và yêu cầu gửi bản công chứng về tận nhà.
Nhận bản dịch có dấu đỏ in màu
Nộp vào đại sứ quán Đức thì bị trả lại vì không có dấu thật và chữ ký trực tiếp
📍 Lý do: “Bản dịch công chứng không hợp lệ vì không có xác thực dấu thật.”
>>> Xem thêm: Thời gian làm việc trung bình tại Văn phòng công chứng là bao lâu?
Kết luận
✅ Dịch công chứng online hiện nay được pháp luật hỗ trợ từng phần, giúp người dân tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên, một số khâu vẫn bắt buộc thực hiện trực tiếp, nhất là:
Ký tên bản dịch
Ký xác nhận của công chứng viên
Đóng dấu công chứng thật
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
