Ủy quyền quản lý doanh nghiệp cần lưu ý gì? Căn cứ pháp lý và hướng dẫn thực hiện
Trong thực tiễn điều hành doanh nghiệp, có nhiều tình huống người đại diện theo pháp luật không thể trực tiếp thực hiện công việc quản trị, điều hành vì lý do cá nhân, công tác nước ngoài hoặc chuyển giao quyền lực tạm thời. Khi đó, việcủy quyền quản lý doanh nghiệplà giải pháp cần thiết và hợp pháp, nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không thực hiện đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về căn cứ pháp lý, hình thức, nội dung và lưu ý khi lập văn bản ủy quyền.
>>> Xem thêm: Trường hợp nào cần người làm chứng khi ký hợp đồng ủy quyền?
1. Ủy quyền quản lý doanh nghiệp là gì?
Ủy quyền quản lý doanh nghiệp là hành vi pháp lý mà theo đó người đại diện theo pháp luật hoặc người quản lý doanh nghiệp giao cho cá nhân khác thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều quyền quản lý, điều hành doanh nghiệp trong một thời gian nhất định, theo đúng quy định pháp luật và điều lệ công ty.
Hành vi này thường được sử dụng trong công ty TNHH, công ty cổ phần, đặc biệt là các doanh nghiệp có yếu tố đầu tư nước ngoài hoặc đang trong giai đoạn chuyển giao nhân sự điều hành.
>>> Xem thêm: Công chứng trực tuyến: Giải pháp khả thi cho tương lai của các văn phòng công chứng?
2. Căn cứ pháp lý về ủy quyền quản lý doanh nghiệp
Việc ủy quyền quản lý doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 562 – Điều 588): quy định chung về hợp đồng ủy quyền
Luật Doanh nghiệp 2020:
Điều 12: Người đại diện theo pháp luật
Điều 13: Ủy quyền quyền và nghĩa vụ
Điều 64 và Điều 65: về quyền, nghĩa vụ của Giám đốc/Tổng Giám đốc
Luật Công chứng 2014, Điều 42: Công chứng hợp đồng ủy quyền (áp dụng trong một số trường hợp bắt buộc)
3. Khi nào cần lập hợp đồng ủy quyền quản lý doanh nghiệp?
Một số tình huống phổ biến cần lập ủy quyền quản lý doanh nghiệp gồm:
Người đại diện theo pháp luật đi công tác hoặc cư trú ở nước ngoài dài hạn
Chuyển giao tạm quyền giữa các Giám đốc/Phó Giám đốc hoặc giữa Chủ tịch và Tổng Giám đốc
Người sáng lập muốn giao quyền điều hành cho nhà đầu tư hoặc chuyên gia quản trị
Trường hợp khẩn cấp, người điều hành chính không thể trực tiếp ký kết hợp đồng hoặc quyết định tài chính
>>> Xem thêm: Tại sao người được uỷ quyền không cần ký vào giấy uỷ quyền?
4. Hình thức và nội dung của văn bản ủy quyền quản lý doanh nghiệp
4.1. Hình thức pháp lý
Hợp đồng ủy quyền quản lý doanh nghiệp nên được lập bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực trong các trường hợp:
Ủy quyền có giá trị lớn, liên quan đến tài sản, hợp đồng, vốn
Ủy quyền giữa người đại diện và bên thứ ba
Theo yêu cầu của ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan quản lý
Nếu chỉ ủy quyền nội bộ (giữa các thành viên HĐQT, cổ đông), có thể lập biên bản ủy quyền hoặc nghị quyết nội bộ.
4.2. Nội dung cơ bản
Thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền (Căn cước công dân, chức vụ, mã số thuế cá nhân)
Thời hạn ủy quyền, phạm vi quyền hạn: ký hợp đồng, phê duyệt tài chính, quản lý nhân sự…
Giới hạn trách nhiệm, nghĩa vụ báo cáo
Cam kết bảo mật thông tin, không lạm quyền
Phương thức xử lý khi xảy ra tranh chấp hoặc vi phạm ủy quyền
5. Lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền quản lý doanh nghiệp
Không được ủy quyền toàn bộ chức năng quản lý trừ khi điều lệ doanh nghiệp cho phép
Người được ủy quyền không được tiếp tục ủy quyền cho người thứ ba nếu không có thỏa thuận
Cần quy định rõ phạm vi tài chính và thẩm quyền ký kết
Nên gửi thông báo nội bộ đến các phòng ban và đối tác sau khi văn bản ủy quyền có hiệu lực
Văn bản ủy quyền không thể thay thế vai trò pháp lý trong việc đại diện pháp luật với cơ quan nhà nước (trừ trường hợp có sự đồng ý và xác nhận của HĐTV/HĐQT)
>>> Xem thêm: Có cần công chứng nhà đất khi mua bán giữa người thân trong gia đình không?
6. Ví dụ minh họa thực tế
Tình huống: Ông K là Tổng Giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH ABC tại TP.HCM. Do phải sang Đức 6 tháng để điều hành chi nhánh, ông K lập văn bản ủy quyền quản lý doanh nghiệp cho bà T – Phó Tổng Giám đốc, thay mặt ký kết các hợp đồng dưới 5 tỷ đồng và phê duyệt các giao dịch nội bộ.
Giải pháp: Văn bản ủy quyền được lập tại Văn phòng công chứng, kèm theo nghị quyết của Hội đồng thành viên xác nhận phạm vi ủy quyền. Văn bản được gửi đến ngân hàng, đối tác và các phòng ban để thi hành.
Kết quả: Trong thời gian ông K vắng mặt, bà T điều hành đúng thẩm quyền, đảm bảo hoạt động liên tục và hợp pháp cho doanh nghiệp.
Kết luận
Ủy quyền quản lý doanh nghiệp là một giải pháp pháp lý linh hoạt và hợp lý giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi có sự thay đổi tạm thời trong đội ngũ điều hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy định về nội dung, phạm vi và hình thức ủy quyền để tránh phát sinh tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý không đáng có.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến ủy quyền quản lý doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giải quyết mọi vấn đề pháp lý một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
