Ủy quyền xử lý công việc hành chính cho người thân
Trong cuộc sống hiện đại, nhiều người không có điều kiện trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính như nộp hồ sơ, xin giấy phép, nhận kết quả… Khi đó, việc ủy quyền xử lý công việc hành chính cho người thân là một giải pháp pháp lý thuận tiện và được pháp luật cho phép. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ điều kiện, quy trình và hình thức ủy quyền đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin đầy đủ để bạn thực hiện việc ủy quyền hiệu quả, hợp pháp.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để hợp đồng ủy quyền không bị tuyên vô hiệu?
1. Ủy quyền xử lý công việc hành chính là gì?
Ủy quyền xử lý công việc hành chính là việc một cá nhân lập văn bản ủy quyền cho người khác (thường là người thân như vợ/chồng, cha mẹ, con cái, anh chị em…) thay mặt mình thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước như: xin cấp giấy tờ, đăng ký thường trú, làm hộ chiếu, nhận kết quả hồ sơ, thực hiện nghĩa vụ tài chính…
Đây là một dạng hợp đồng ủy quyền dân sự theo quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có vai trò gì trong phòng chống rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp?
2. Căn cứ pháp lý
Việc ủy quyền xử lý công việc hành chính được pháp luật quy định và cho phép tại các văn bản sau:
Bộ luật Dân sự 2015, Điều 562–588: quy định về hợp đồng ủy quyền
Luật Công chứng 2014, Điều 42: quy định về công chứng hợp đồng ủy quyền
Nghị định 23/2015/NĐ-CP: quy định về chứng thực chữ ký và văn bản
Luật Hành chính công 2015 và các văn bản chuyên ngành như Luật Cư trú, Luật Hộ tịch, Luật Xuất nhập cảnh…
Tùy theo thủ tục cụ thể, cơ quan hành chính có thể yêu cầu văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực chữ ký.
3. Các trường hợp phổ biến cần ủy quyền xử lý công việc hành chính
Một số tình huống thường gặp khi cần ủy quyền xử lý công việc hành chính:
Người ở xa, công tác nước ngoài nhờ người thân làm hộ khẩu, hộ tịch
Cha mẹ ủy quyền cho con nộp hồ sơ xây dựng, nhận giấy phép
Chồng/vợ ủy quyền thay mặt xin cấp lại sổ đỏ, hộ chiếu, thẻ BHYT
Ủy quyền nhận lương hưu, tiền trợ cấp, quyết toán thuế
Đại diện gia đình làm thủ tục di chuyển hộ khẩu, tách hộ
4. Hình thức và nội dung văn bản ủy quyền hành chính
4.1. Hình thức hợp pháp
Tùy vào mức độ và loại thủ tục, việc ủy quyền xử lý công việc hành chính có thể được lập dưới các hình thức:
Giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký tại UBND xã/phường
Hợp đồng ủy quyền có công chứng tại phòng công chứng
Văn bản ủy quyền đơn giản ký tay (chỉ áp dụng với thủ tục không bắt buộc xác nhận, ví dụ nội bộ)
Một số cơ quan hành chính sẽ không tiếp nhận giấy ủy quyền viết tay không chứng thực, nên bạn cần kiểm tra rõ thủ tục trước khi thực hiện.
4.2. Nội dung cơ bản cần có
Thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền (Căn cước công dân, địa chỉ cư trú)
Mối quan hệ giữa hai bên (vợ/chồng, cha/con…)
Nội dung công việc được ủy quyền: nêu rõ loại hồ sơ, cơ quan xử lý
Thời hạn ủy quyền
Cam kết của hai bên
Chữ ký và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (nếu cần)
5. Lưu ý quan trọng khi ủy quyền xử lý công việc hành chính
Không phải thủ tục nào cũng cho phép ủy quyền – ví dụ một số thủ tục cần người nộp mặt trực tiếp như khai sinh, kết hôn lần đầu
Giấy ủy quyền phải ghi rõ phạm vi và thời hạn, tránh gây hiểu nhầm hoặc bị từ chối
Nên sử dụng mẫu chuẩn của cơ quan nhà nước hoặc công chứng để đảm bảo được chấp nhận
Trong trường hợp liên quan đến tài chính, đất đai, quyền lợi lớn – nên công chứng thay vì chỉ chứng thực chữ ký
>>> Xem thêm: Thời hiệu công chứng thừa kế là bao lâu kể từ ngày người để lại di sản qua đời?
6. Ví dụ minh họa thực tế
Tình huống: Anh T sống ở TP.HCM, nhưng hộ khẩu thường trú tại Quảng Nam. Do không thể về quê để thực hiện thủ tục tách hộ, anh lập giấy ủy quyền xử lý công việc hành chính cho mẹ ruột là bà H thay mặt nộp hồ sơ và nhận kết quả.
Thực hiện: Giấy ủy quyền được lập theo mẫu của UBND, có chứng thực chữ ký tại UBND phường nơi anh T tạm trú. Bà H mang giấy này và CCCD đến nộp hồ sơ tại Công an huyện Quảng Nam.
Kết quả: Hồ sơ được tiếp nhận, xử lý đúng hạn, bà H nhận kết quả theo quy định. Anh T không cần về quê nhưng vẫn hoàn tất thủ tục hợp pháp.
Kết luận
Ủy quyền xử lý công việc hành chính là giải pháp hiệu quả giúp người dân chủ động trong việc giải quyết thủ tục khi không thể trực tiếp thực hiện. Tuy nhiên, để được cơ quan nhà nước chấp nhận, văn bản ủy quyền cần đúng mẫu, rõ ràng nội dung và phù hợp với từng loại hồ sơ.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến ủy quyền xử lý công việc hành chính, hãy liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giải quyết mọi vấn đề pháp lý một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
>>> Xem thêm: Công chứng ngoài trụ sở có áp dụng với hợp đồng mua bán nhà đất, di chúc không?
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
