Công chứng giấy tờ cho người nước ngoài tại Việt Nam: Quy định mới nhất
Việc công chứng người nước ngoài tại Việt Nam là một thủ tục pháp lý thiết yếu, phục vụ nhiều mục đích như kết hôn, đầu tư, kinh doanh, hoặc thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại khác. Với những cập nhật trong quy định pháp luật, việc hiểu rõ các thủ tục và yêu cầu là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định công chứng đối với người nước ngoài tại Việt Nam, các căn cứ pháp lý, ví dụ minh họa và những lưu ý quan trọng nhất.
1. Cơ sở pháp lý và phạm vi công chứng đối với người nước ngoài
Việc công chứng người nước ngoài tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật chính sau đây:
Luật Công chứng 2014: Là văn bản pháp luật cao nhất quy định về hoạt động công chứng tại Việt Nam.
Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự của cá nhân, pháp nhân, và các loại hợp đồng, giao dịch dân sự.
Luật Hôn nhân và Gia đình 2014: Áp dụng trong trường hợp công chứng các giấy tờ liên quan đến kết hôn, ly hôn có yếu tố nước ngoài.
Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2019): Liên quan đến giấy tờ tùy thân của người nước ngoài.
Các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành: Chi tiết hóa các quy định của luật.
Phạm vi công chứng đối với người nước ngoài tại Việt Nam rất rộng, bao gồm:
Công chứng hợp đồng, giao dịch: Hợp đồng mua bán, thuê, tặng cho tài sản (nhà, đất nếu đủ điều kiện sở hữu), hợp đồng thế chấp, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng vay tài sản…
Công chứng bản dịch: Dịch thuật các giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại để sử dụng tại Việt Nam hoặc ở nước ngoài.
Chứng thực chữ ký: Xác nhận chữ ký của người nước ngoài trên các giấy tờ, văn bản.
Chứng thực bản sao từ bản chính: Xác nhận bản sao đúng với bản chính các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài hoặc Việt Nam cấp.
2. Các yêu cầu và thủ tục công chứng người nước ngoài tại Việt Nam
Để thực hiện việc công chứng người nước ngoài tại Việt Nam, các bên cần tuân thủ những yêu cầu và quy trình nhất định.
2.1. Yêu cầu về giấy tờ tùy thân của người nước ngoài
Khi yêu cầu công chứng, người nước ngoài cần xuất trình các giấy tờ tùy thân hợp lệ:
Hộ chiếu: Đây là giấy tờ tùy thân cơ bản và quan trọng nhất của người nước ngoài. Hộ chiếu phải còn giá trị sử dụng.
Thị thực (Visa): Tùy trường hợp có thể yêu cầu visa hoặc giấy tờ chứng minh mục đích nhập cảnh, thời gian lưu trú tại Việt Nam.
Thẻ tạm trú/Thẻ thường trú (nếu có): Đối với người nước ngoài cư trú dài hạn tại Việt Nam, các thẻ này có giá trị xác định tình trạng cư trú hợp pháp.
Các giấy tờ khác theo quy định pháp luật: Tùy thuộc vào loại hợp đồng, giao dịch mà có thể yêu cầu thêm các giấy tờ như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu giao dịch liên quan đến tài sản chung vợ chồng hoặc kết hôn), giấy phép lao động (nếu liên quan đến hợp đồng lao động)…
Lưu ý: Tất cả các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp Việt Nam và quốc gia đó có điều ước quốc tế về miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Đồng thời, các giấy tờ này phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng.
2.2. Quy trình và thủ tục công chứng người nước ngoài
Quy trình công chứng đối với người nước ngoài về cơ bản tương tự như công dân Việt Nam, nhưng có những điểm đặc thù:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm dự thảo hợp đồng/giao dịch (nếu có), các giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan đến nội dung cần công chứng (ví dụ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký xe…).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại tổ chức công chứng: Người nước ngoài có thể đến bất kỳ Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng nào có thẩm quyền (tùy thuộc vào loại giao dịch và vị trí tài sản, nếu có). Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ.
Bước 3: Công chứng viên kiểm tra, xác minh và tư vấn:
Công chứng viên sẽ kiểm tra kỹ giấy tờ tùy thân của người nước ngoài.
Đảm bảo người nước ngoài có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo pháp luật Việt Nam và pháp luật của nước mà họ là công dân (hoặc pháp luật của nước nơi họ cư trú, nếu không xác định được quốc tịch).
Trong trường hợp người nước ngoài không hiểu hoặc không nói được tiếng Việt, phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực, chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch và phải ký vào văn bản công chứng.
Công chứng viên sẽ giải thích rõ nội dung, ý nghĩa, quyền và nghĩa vụ pháp lý của giao dịch cho người nước ngoài.
Bước 4: Ký kết hợp đồng/giao dịch: Người nước ngoài và các bên liên quan ký vào văn bản trước mặt công chứng viên.
Bước 5: Công chứng và nhận kết quả: Công chứng viên ký, đóng dấu, thu phí và giao trả hồ sơ cho các bên.
3.1. Quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất của người nước ngoài
Đây là một vấn đề phức tạp. Theo Luật Nhà ở 2014, người nước ngoài được phép sở hữu nhà ở tại Việt Nam trong một số trường hợp nhất định (ví dụ: đầu tư xây dựng nhà ở theo dự án, mua nhà ở thương mại, người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam…). Tuy nhiên, người nước ngoài không được sở hữu đất đai mà chỉ được sử dụng đất thông qua hình thức thuê đất hoặc nhận quyền sử dụng đất được gắn liền với quyền sở hữu nhà ở. Do đó, các hợp đồng liên quan đến đất đai của người nước ngoài cần được kiểm tra rất kỹ lưỡng về điều kiện pháp lý.
3.2. Ngôn ngữ và phiên dịch khi công chứng người nước ngoài
Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định: “Khi công chứng hợp đồng, giao dịch bằng tiếng Việt mà người yêu cầu công chứng không biết tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người đủ năng lực, có giấy tờ tùy thân hợp lệ, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của bản dịch.”
Người phiên dịch phải ký vào văn bản công chứng và công chứng viên phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ của người phiên dịch.
3.3. Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp để sử dụng tại Việt Nam (và ngược lại) thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, trừ các trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Sau khi hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ này cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch trước khi sử dụng.
>>> Xem thêm: Cách nhận biết dịch vụ công chứng giấy tờ uy tín và chuyên nghiệp.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Ông John (quốc tịch Mỹ) muốn kết hôn với bà Lan (quốc tịch Việt Nam) tại Việt Nam. Ông John cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký kết hôn, trong đó có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của Mỹ cấp.
Để sử dụng giấy tờ này tại Việt Nam, ông John phải thực hiện các bước sau:
Hợp pháp hóa lãnh sự: Mang Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ hoặc Bộ Ngoại giao Mỹ để hợp pháp hóa lãnh sự. Hoặc, nếu giấy tờ này được cấp ở Mỹ và ông John đang ở Việt Nam, ông có thể nộp tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam.
Dịch thuật và công chứng bản dịch: Sau khi giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự, ông John mang giấy tờ đó đến một Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng tại Việt Nam để dịch sang tiếng Việt. Bản dịch này phải được công chứng bởi công chứng viên.
Khi nộp hồ sơ đăng ký kết hôn tại Sở Tư pháp, ông John sẽ cung cấp bản gốc giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự kèm bản dịch công chứng. Việc tuân thủ đúng quy trình công chứng người nước ngoài này giúp hồ sơ kết hôn của ông John được chấp thuận.
>>> Xem thêm: Chỉ với một cuộc hẹn, công chứng tại nhà giúp bạn hoàn tất hợp đồng mà không cần rời khỏi ghế sofa.
5. Kết luận
Việc công chứng người nước ngoài tại Việt Nam là một quy trình cần sự tỉ mỉ và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Nắm vững các yêu cầu về giấy tờ tùy thân, quy trình công chứng, đặc biệt là các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và phiên dịch, sẽ giúp người nước ngoài thực hiện các giao dịch pháp lý một cách thuận lợi và hợp pháp tại Việt Nam. Để đảm bảo an toàn và chính xác, việc tìm kiếm sự tư vấn từ các tổ chức công chứng hoặc luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực này là điều rất cần thiết.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
