Các lỗi thường gặp khi công chứng hợp đồng vay tài chính
Trong hoạt động vay mượn giữa cá nhân, tổ chức hoặc với ngân hàng, công chứng hợp đồng vay tài chính là bước quan trọng nhằm bảo đảm tính hợp pháp và giá trị thực thi của hợp đồng. Tuy nhiên, không ít trường hợp bị từ chối công chứng hoặc hợp đồng bị vô hiệu do sai sót trong hồ sơ, nội dung hoặc quy trình. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những lỗi phổ biến khi công chứng hợp đồng vay tài chính, căn cứ theo Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2023), Bộ luật Dân sự 2015, và hướng dẫn cách khắc phục hiệu quả, giúp người dân, doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý.
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh công chứng hợp đồng vay tài chính
Các quy định liên quan đến công chứng hợp đồng vay tài chính được xác định trong các văn bản pháp luật sau:
Luật Công chứng 2014 (được sửa đổi, bổ sung năm 2023, có hiệu lực từ 01/01/2024).
Bộ luật Dân sự 2015 – quy định điều kiện có hiệu lực của hợp đồng vay, quyền và nghĩa vụ của các bên.
Luật Các tổ chức tín dụng 2010, sửa đổi năm 2024 – quy định hoạt động vay, cho vay và bảo đảm nghĩa vụ trả nợ.
Thông tư 257/2016/TT-BTC – quy định mức thu phí công chứng, chứng thực.
Nghị định 102/2017/NĐ-CP – quy định về đăng ký giao dịch bảo đảm đối với tài sản thế chấp.
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm công chứng viên ký, đóng dấu và không cần phải chứng minh lại, trừ khi bị tuyên vô hiệu. Vì vậy, bất kỳ sai sót nào trong quá trình công chứng đều có thể ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng.
2. Lỗi thường gặp khi công chứng hợp đồng vay tài chính
2.1. Hồ sơ công chứng không đầy đủ hoặc sai thông tin
Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối công chứng. Ví dụ: Người vay nộp bản sao CMND cũ hoặc giấy tờ nhà chưa cập nhật chủ sở hữu mới. Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng phải nộp đầy đủ giấy tờ chứng minh nhân thân và quyền sở hữu tài sản bảo đảm.
Cách khắc phục:
Kiểm tra kỹ hạn sử dụng của CCCD, sổ đỏ, đăng ký xe…
Nếu có thay đổi chủ sở hữu hoặc thông tin cá nhân, cần cập nhật tại cơ quan nhà nước trước khi công chứng.
2.2. Hợp đồng vay tài chính không đúng mẫu hoặc có điều khoản vi phạm pháp luật
Một số hợp đồng được soạn thảo không đúng quy định, có điều khoản trái với Bộ luật Dân sự (như lãi suất vượt quá 20%/năm theo Điều 468 BLDS 2015) hoặc không xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.
Cách khắc phục:
Sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn của ngân hàng hoặc được công chứng viên kiểm tra lại trước khi ký.
Tránh các điều khoản mập mờ như “bên vay chịu mọi chi phí phát sinh” mà không liệt kê cụ thể.
2.3. Không công chứng hợp đồng thế chấp tài sản kèm theo
Trong nhiều trường hợp, người vay và bên cho vay chỉ công chứng hợp đồng vay mà bỏ qua việc công chứng hợp đồng thế chấp (nhà đất, ô tô, sổ tiết kiệm…). Điều này dẫn đến việc hợp đồng bảo đảm không có giá trị pháp lý khi xử lý tài sản.
Cách khắc phục:
Nếu có tài sản bảo đảm, phải công chứng cả hợp đồng vay và hợp đồng thế chấp.
Theo Điều 47 Luật Công chứng 2014, các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, tài sản phải đăng ký bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.
2.4. Ký hợp đồng không đúng thẩm quyền hoặc không đủ năng lực pháp lý
Trường hợp một bên tham gia là tổ chức, công ty nhưng người ký hợp đồng không phải người đại diện hợp pháp hoặc không có giấy ủy quyền hợp lệ, hợp đồng sẽ vô hiệu theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.
Cách khắc phục:
Đảm bảo người ký là người đại diện pháp luật của tổ chức hoặc có văn bản ủy quyền hợp lệ.
Đối với cá nhân, cần có đầy đủ năng lực hành vi dân sự tại thời điểm ký kết.
2.5. Các bên không trực tiếp ký trước mặt công chứng viên
Theo Điều 48 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng phải ký, điểm chỉ trước mặt công chứng viên. Nếu ký trước hoặc vắng mặt, công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
Cách khắc phục:
Tất cả các bên phải có mặt tại thời điểm công chứng.
Trường hợp ủy quyền, phải có hợp đồng ủy quyền được công chứng trước đó.
Nếu hồ sơ hoặc hợp đồng bị văn phòng công chứng từ chối, người yêu cầu có thể:
Yêu cầu công chứng viên lập văn bản ghi rõ lý do từ chối (theo Điều 44 Luật Công chứng 2014).
Bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ theo hướng dẫn của công chứng viên.
Khiếu nại đến Sở Tư pháp nếu cho rằng việc từ chối là trái pháp luật.
Ví dụ: Anh Trần Văn H. vay 2 tỷ đồng tại Ngân hàng ACB, thế chấp căn hộ đứng tên hai vợ chồng. Khi đến công chứng, hợp đồng bị từ chối vì vợ anh H. không có mặt. Sau khi bổ sung văn bản ủy quyền hợp lệ, hồ sơ được chấp nhận và ký kết thành công.
4. Lưu ý quan trọng khi công chứng hợp đồng vay tài chính
Nộp hồ sơ công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền nơi có tài sản bảo đảm hoặc nơi cư trú của các bên.
Kiểm tra kỹ lãi suất, nghĩa vụ trả nợ và điều khoản phạt trước khi ký.
Giữ lại bản chính hợp đồng công chứng để xuất trình khi cần thiết.
Nếu hợp đồng có giá trị lớn hoặc phức tạp, nên nhờ luật sư hoặc công chứng viên tư vấn trước để tránh rủi ro.
>>> Xem thêm: Khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp của Phòng công chứng.
Kết luận
Việc công chứng hợp đồng vay tài chính giúp đảm bảo tính pháp lý, an toàn và minh bạch cho cả người vay và bên cho vay. Tuy nhiên, các lỗi về hồ sơ, điều khoản hoặc quy trình có thể khiến hợp đồng vô hiệu hoặc không được công chứng. Hiểu rõ quy định pháp luật và quy trình công chứng mới nhất năm 2025, đồng thời tuân thủ hướng dẫn của công chứng viên, là cách tốt nhất để hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong giao dịch tài chính.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
