Công chứng giấy tờ điện tử: Xu hướng mới của tương lai
Trong bối cảnh kỷ nguyên số bùng nổ, việc ứng dụng công nghệ vào các thủ tục hành chính ngày càng trở nên cấp thiết. Công chứng điện tử đang nổi lên như một xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích vượt trội về thời gian, chi phí và sự tiện lợi cho người dân cũng như doanh nghiệp.
1. Công chứng điện tử là gì và cơ sở pháp lý tại Việt Nam?
Công chứng điện tử là việc công chứng viên thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch hoặc xác thực các giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử. Thay vì phải đến trực tiếp văn phòng công chứng với các bản giấy, người yêu cầu công chứng có thể thực hiện phần lớn các bước qua môi trường mạng, sử dụng chữ ký số và các phương tiện điện tử khác.
>>> Xem thêm: Bạn có biết khi nào hợp đồng thế chấp bắt buộc phải công chứng?
Luật Giao dịch điện tử 2005: Đây là nền tảng quan trọng, quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử. Điều 5 quy định: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.” và Điều 6 khẳng định: “Thông điệp dữ liệu có giá trị dùng làm chứng cứ theo quy định của pháp luật.”
Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chữ ký số được công nhận có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.
Quyết định 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06): Đề án này đặt ra mục tiêu phát triển các nền tảng số, dịch vụ công trực tuyến, trong đó có định hướng xây dựng hệ thống công chứng trực tuyến, liên thông dữ liệu.
Đề án chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030: Nhấn mạnh việc số hóa các quy trình, thủ tục hành chính, bao gồm cả lĩnh vực tư pháp.
Mặc dù chưa có luật chuyên biệt về công chứng điện tử, những căn cứ trên cho thấy hành lang pháp lý đang dần được hình thành, tạo tiền đề cho việc triển khai rộng rãi trong tương lai gần.
2. Lợi ích và thách thức của công chứng điện tử
2.1. Những lợi ích vượt trội của công chứng điện tử
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Người dân và doanh nghiệp không cần di chuyển đến văn phòng công chứng, giảm thiểu chi phí đi lại, in ấn giấy tờ. Quy trình xử lý hồ sơ có thể nhanh hơn nhờ việc số hóa và liên thông dữ liệu.
Tăng cường minh bạch và an toàn: Dữ liệu điện tử được mã hóa và lưu trữ an toàn, giảm thiểu rủi ro làm giả, thất lạc giấy tờ. Việc tra cứu và xác thực thông tin trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.
Thuận tiện và linh hoạt: Giao dịch có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi, không bị giới hạn bởi không gian và thời gian làm việc hành chính. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người ở xa hoặc có lịch trình bận rộn.
Góp phần xây dựng Chính phủ số: Công chứng điện tử là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng dịch vụ công trực tuyến, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số quốc gia, hướng tới một nền hành chính hiện đại và hiệu quả.
>>> Xem thêm: Giải quyết tranh chấp liên quan đến giấy tờ công chứng như thế nào?
2.2. Những thách thức cần vượt qua
Khung pháp lý hoàn chỉnh: Để công chứng điện tử hoạt động hiệu quả và an toàn, cần có một Luật Công chứng sửa đổi, bổ sung quy định rõ ràng về hình thức, quy trình, giá trị pháp lý và trách nhiệm của các bên trong môi trường điện tử.
Hạ tầng công nghệ: Đòi hỏi hệ thống công nghệ thông tin đồng bộ, an toàn và bảo mật cao để xử lý, lưu trữ dữ liệu lớn, tránh các cuộc tấn công mạng.
Nhận thức và khả năng tiếp cận: Cần nâng cao nhận thức của người dân về lợi ích và cách thức sử dụng dịch vụ. Đồng thời, đảm bảo mọi đối tượng đều có khả năng tiếp cận công nghệ, tránh tạo ra “khoảng cách số”.
3. Triển vọng phát triển của công chứng điện tử tại Việt Nam
Trong bối cảnh Đề án 06 và các chính sách chuyển đổi số quốc gia đang được đẩy mạnh, công chứng điện tử hứa hẹn sẽ có những bước phát triển mạnh mẽ trong những năm tới. Mặc dù vẫn còn nhiều thách thức, nhưng với sự quyết tâm của Chính phủ và sự tiến bộ không ngừng của công nghệ, việc công chứng giấy tờ điện tử sẽ sớm trở thành hiện thực và ngày càng phổ biến.
>>> Xem thêm: Mọi thứ bạn cần biết về công chứng giấy tờ để tránh rủi ro pháp lý.
Ví dụ minh họa thực tế:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điện tử: Người dân tạo hồ sơ điện tử (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bản dịch…) trên cổng dịch vụ công hoặc nền tảng của tổ chức công chứng.
Bước 2: Gửi yêu cầu và xác thực danh tính: Gửi yêu cầu công chứng trực tuyến và thực hiện xác thực danh tính bằng định danh điện tử VNeID hoặc chữ ký số cá nhân.
Bước 3: Công chứng viên kiểm tra, xác minh
Bước 4: Ký số và lưu trữ
Bước 5: Nhận kết quả điện tử
>>> Xem thêm: Một hợp đồng quan trọng đang chờ ký? Hãy để công chứng tại nhà đến bên bạn đúng lúc.
Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain cũng có thể được xem xét để tăng cường tính bảo mật, minh bạch và hiệu quả cho quy trình này.
Công chứng điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một tất yếu trong kỷ nguyên số. Mặc dù còn nhiều việc phải làm để hoàn thiện khung pháp lý và hạ tầng, nhưng những lợi ích mà nó mang lại là vô cùng to lớn, góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
