Phân biệt công chứng và chứng thực: Tránh nhầm lẫn khi làm giấy tờ
Trong các giao dịch dân sự, đặc biệt là liên quan đến đất đai và tài sản, hai khái niệm công chứng và chứng thực thường xuyên được nhắc đến. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn nhầm lẫn về bản chất, thẩm quyền và giá trị pháp lý của chúng, dẫn đến những sai sót không đáng có khi làm giấy tờ. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt công chứng và chứng thực một cách rõ ràng, dựa trên các căn cứ pháp lý hiện hành cùng ví dụ minh họa thực tế để bạn tự tin hơn trong mọi giao dịch.
>>> Xem thêm: Chọn đúng văn phòng công chứng giúp bạn tránh rắc rối pháp lý không đáng có.
1. Công chứng là gì và cơ sở pháp lý
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công 1 chứng.
Các căn cứ pháp lý chính quy định về công chứng bao gồm:
Luật Công chứng 2014: Đây là văn bản pháp luật cao nhất điều chỉnh hoạt động công chứng.
Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về các loại hợp đồng, giao dịch dân sự, trong đó có những loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng để có hiệu lực pháp luật (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở).
Đặc điểm của công chứng:
Chủ thể thực hiện: Luôn là Công chứng viên thuộc các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng). Công chứng viên phải có trình độ cử nhân luật, được đào tạo nghề công chứng, có thời gian công tác pháp luật và được bổ nhiệm bởi Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
>>> Xem thêm: Dịch thuật công chứng không đúng chuẩn có thể khiến bạn bị từ chối hồ sơ?
Đối tượng công chứng: Là các hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản (ví dụ: hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng tặng cho, hợp đồng ủy quyền, di chúc) hoặc các bản dịch giấy tờ.
Giá trị pháp lý: Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng có giá trị chứng cứ, không phải chứng minh các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch đó, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch.
Mức độ kiểm tra: Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của nội dung, mục đích của hợp đồng, năng lực hành vi dân sự của các bên, sự tự nguyện của các bên, và cả tình trạng pháp lý của tài sản (có bị tranh chấp, kê biên không).
Ví dụ về công chứng:
Ông An muốn bán căn nhà và thửa đất của mình cho bà Bình. Hợp đồng mua bán nhà đất giữa ông An và bà Bình phải được công chứng tại một Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, CMND/CCCD của hai bên, xác minh căn nhà không bị tranh chấp, kê biên, sau đó chứng nhận hợp đồng này.
2. Chứng thực là gì và cơ sở pháp lý
Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính, chữ ký trong giấy tờ, văn bản, hoặc hợp đồng giao dịch dân sự không bắt buộc công chứng nhưng các bên muốn chứng thực.
Các căn cứ pháp lý chính quy định về chứng thực bao gồm:
Nghị định 23/2015/NĐ-CP: Quy định chi tiết về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về hình thức của một số loại hợp đồng, giao dịch không bắt buộc phải công chứng nhưng có thể chứng thực theo yêu cầu của các bên.
Chứng thực bản sao từ bản chính: Có thể do Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc UBND cấp xã thực hiện.
Chứng thực chữ ký: Có thể do Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc UBND cấp xã thực hiện.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Chỉ có UBND cấp xã thực hiện đối với các hợp đồng, giao dịch không thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng.
Đối tượng chứng thực: Là bản sao giấy tờ, chữ ký trên văn bản, hoặc các hợp đồng, giao dịch không bắt buộc công chứng (thường là những hợp đồng, giao dịch dân sự đơn giản, không liên quan trực tiếp đến quyền sử dụng đất, sở hữu nhà ở).
Giá trị pháp lý:
Chứng thực bản sao: Chỉ xác nhận bản sao là đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký: Chỉ xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch: UBND cấp xã chỉ xác nhận về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, năng lực hành vi dân sự của các bên tại thời điểm chứng thực, chữ ký của các bên. Cơ quan chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.
Mức độ kiểm tra: Phạm vi kiểm tra của cơ quan chứng thực hẹp hơn nhiều so với công chứng. Chủ yếu là kiểm tra về mặt hình thức, chữ ký, và một phần về năng lực hành vi của người yêu cầu.
Bạn cần nộp bản sao bằng tốt nghiệp cho công ty. Bạn mang bản gốc và bản sao đến UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp để chứng thực bản sao đó là đúng với bản chính.
Bạn làm giấy ủy quyền cho em gái đi rút tiền hộ tại ngân hàng (nếu ngân hàng không yêu cầu công chứng). Bạn có thể đến UBND cấp xã để chứng thực chữ ký của mình trên giấy ủy quyền đó.
3. Phân biệt công chứng và chứng thực: Những điểm cốt lõi
Để phân biệt công chứng và chứng thực, chúng ta có thể tổng hợp các điểm khác biệt cốt lõi sau:
3.1. Phân biệt công chứng: Về thẩm quyền và chủ thể thực hiện
Công chứng: Chỉ do Công chứng viên thuộc Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng thực hiện.
Chứng thực: Do Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc UBND cấp xã thực hiện (tùy loại chứng thực).
3.2. Phân biệt công chứng: Về đối tượng và nội dung kiểm tra
Công chứng:
Đối tượng: Hợp đồng, giao dịch quan trọng (nhất là liên quan đến bất động sản), bản dịch.
Kiểm tra: Tính hợp pháp của NỘI DUNG hợp đồng, năng lực hành vi của các bên, tình trạng pháp lý tài sản.
Mục đích: Xác nhận tính hợp pháp, xác thực của giao dịch.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để xử lý khi giấy tờ bị lỗi khi công chứng giấy tờ?
Chứng thực:
Đối tượng: Bản sao so với bản chính, chữ ký, một số hợp đồng, giao dịch không bắt buộc công chứng.
Kiểm tra: Tính đúng đắn của BẢN SAO so với bản chính; chữ ký là của người yêu cầu; năng lực hành vi tại thời điểm chứng thực (đối với hợp đồng, giao dịch).
Mục đích: Xác nhận bản sao đúng bản chính, chữ ký là của người yêu cầu, hoặc xác nhận về hình thức cho một số hợp đồng.
3.3. Phân biệt công chứng: Về giá trị pháp lý và trách nhiệm
Công chứng: Hợp đồng công chứng có giá trị pháp lý cao, có thể dùng làm chứng cứ. Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng.
Chứng thực: Giá trị pháp lý hạn chế hơn. Cơ quan chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về việc chứng thực bản sao đúng bản chính, hoặc chữ ký đúng của người yêu cầu, không chịu trách nhiệm về nội dung và hậu quả pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực.
>>> Xem thêm: Không chỉ nhanh gọn, công chứng tại nhà còn đảm bảo tính riêng tư tối đa.
Ví dụ thực tế khi phân biệt công chứng và chứng thực:
Gia đình ông Nam muốn chia một thửa đất chung thành hai phần cho hai người con.
Nếu lựa chọn công chứng: Các con của ông Nam sẽ lập Hợp đồng chia tách quyền sử dụng đất tại Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra toàn bộ hồ sơ (Sổ đỏ, CMND/CCCD, bản vẽ chia tách…), đảm bảo việc chia tách đúng pháp luật đất đai và các quy định về quy hoạch, điều kiện tách thửa của địa phương. Hợp đồng được công chứng này sẽ là căn cứ pháp lý vững chắc để các con ông Nam sau này làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất riêng cho từng phần.
Nếu chỉ chứng thực (mà pháp luật yêu cầu công chứng): Ông Nam và các con chỉ làm một Giấy thỏa thuận phân chia đất và mang ra UBND xã để chứng thực chữ ký hoặc chứng thực bản thỏa thuận đó. Giấy tờ này sẽ không có giá trị pháp lý để làm căn cứ tách thửa và cấp sổ riêng, bởi vì pháp luật yêu cầu hợp đồng chuyển nhượng/chia tách quyền sử dụng đất phải được công chứng, không chỉ đơn thuần là chứng thực. Khi đó, giao dịch sẽ không thể hoàn tất và có thể dẫn đến tranh chấp sau này.
4. Kết luận
Việc phân biệt công chứng và chứng thực là vô cùng cần thiết để bạn thực hiện đúng các thủ tục pháp lý, tránh những hậu quả không mong muốn. Mặc dù cả hai đều là hình thức xác nhận của cơ quan nhà nước, nhưng bản chất, đối tượng, giá trị pháp lý và thẩm quyền của chúng hoàn toàn khác nhau. Khi thực hiện các giao dịch quan trọng, đặc biệt là liên quan đến bất động sản, hãy luôn tìm đến các tổ chức công chứng để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho tài sản của bạn. Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào, đừng ngần ngại tham vấn ý kiến của công chứng viên hoặc luật sư.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
