Kiểm tra tính thật giả của giấy tờ đã công chứng: Cẩm nang cho bạn

Trong các giao dịch dân sự, đặc biệt là liên quan đến nhà đất, di chúc hay ủy quyền, giấy tờ đã công chứng đóng vai trò cực kỳ quan trọng, đảm bảo tính pháp lý và phòng ngừa rủi ro. Tuy nhiên, tình trạng làm giả giấy tờ công chứng ngày càng tinh vi khiến nhiều người lo lắng. Vậy làm thế nào để kiểm tra công chứng và xác định tính thật giả của các văn bản này? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cẩm nang chi tiết, với các căn cứ pháp lý, ví dụ minh họa và những phương pháp hiệu quả nhất để tự bảo vệ mình.

 >>> Xem thêm: Địa điểm công chứng an toàn, bảo mật hàng đầu – tìm hiểu về văn phòng công chứng ngay hôm nay!

1. Tầm quan trọng của việc kiểm tra công chứng và cơ sở pháp lý

Giấy tờ đã được công chứng có giá trị chứng cứ, là bằng chứng không cần phải chứng minh trong các vụ việc dân sự, trừ khi có chứng cứ khác chứng minh giả mạo hoặc vô hiệu. Điều này được quy định rõ tại Điều 5 Luật Công chứng 2014: “Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.” ¹    

Chính vì giá trị pháp lý cao, việc làm giả giấy tờ công chứng nhằm mục đích lừa đảo, chiếm đoạt tài sản đã trở thành một vấn đề đáng báo ngại. Do đó, việc kiểm tra công chứng là bước không thể thiếu để:

• Bảo vệ quyền lợi hợp pháp: Đảm bảo giao dịch của bạn dựa trên các thông tin chính xác, tránh mua phải tài sản tranh chấp, tài sản giả mạo.
• Tránh rủi ro pháp lý: Ngăn chặn những hậu quả nghiêm trọng như mất tiền, mất tài sản, vướng vào vòng lao lý vì tiếp tay cho hành vi vi phạm pháp luật.
• Xác minh tính xác thực: Khẳng định sự tồn tại của giao dịch và ý chí tự nguyện của các bên liên quan.

2. Các phương pháp kiểm tra công chứng hiệu quả nhất

Có nhiều cách để kiểm tra công chứng và xác định tính thật giả của giấy tờ, từ những dấu hiệu bên ngoài cho đến việc tra cứu thông tin chính thức.

 >>> Xem thêm: Vì sao công chứng ngoài trụ sở lại là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp?

2.1. Kiểm tra bằng mắt thường và các dấu hiệu nhận biết

Đây là bước kiểm tra sơ bộ và nhanh chóng nhất, dù không tuyệt đối nhưng có thể phát hiện những sai lệch rõ ràng:

• Phông chữ, bố cục và trình bày: Bạn hãy so sánh với các văn bản công chứng thật khác mà mình đã biết. Giấy tờ giả thường có phông chữ không đồng nhất, căn chỉnh lộn xộn, giãn dòng không đều, hoặc có lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp.
• Màu sắc và chất lượng giấy: Giấy tờ công chứng thật thường được in trên loại giấy có chất lượng tốt, màu sắc đồng đều, không bị nhòe mực. Giấy giả có thể mỏng hơn, dễ rách, hoặc màu sắc in kém chất lượng.
• Con dấu công chứng: Bạn nên kiểm tra con dấu tròn của tổ chức công chứng (Phòng/Văn phòng Công chứng). Dấu thật thường sắc nét, mực đều, không bị nhòe, không có dấu hiệu tẩy xóa, in đè. Chữ viết trên con dấu phải rõ ràng, không bị biến dạng.
• Chữ ký công chứng viên và người tham gia: Hãy so sánh chữ ký trên văn bản với chữ ký mẫu (nếu có). Chữ ký giả thường có nét run, không dứt khoát hoặc không khớp với chữ ký thật.
• Số công chứng và quyển số: Mỗi văn bản công chứng đều có một số công chứng và được ghi vào một quyển sổ công chứng nhất định. Bạn cần kiểm tra xem số liệu này có hợp lý, có dấu hiệu bị sửa chữa hay không.

2.2. Tra cứu thông tin trực tiếp tại tổ chức công chứng

Đây là phương pháp đáng tin cậy nhất để kiểm tra công chứng:

• Liên hệ trực tiếp tổ chức công chứng: Bạn hãy mang bản sao của giấy tờ cần kiểm tra (hoặc bản gốc nếu cần) đến đúng Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng đã thực hiện công chứng. Yêu cầu công chứng viên kiểm tra lại thông tin lưu trữ. Tổ chức công chứng có nghĩa vụ lưu trữ bản chính và sổ công chứng để đối chiếu, xác minh khi có yêu cầu.
• Cung cấp thông tin đầy đủ: Để quá trình tra cứu nhanh chóng, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về văn bản như: loại hợp đồng/giao dịch, số công chứng, quyển số công chứng, ngày công chứng, họ tên các bên tham gia giao dịch.

 >>> Xem thêm: Phân biệt công chứng và chứng thực: Tránh nhầm lẫn khi làm giấy tờ

2.3. Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng (nếu có)

Một số địa phương đang từng bước triển khai cơ sở dữ liệu công chứng trực tuyến hoặc hệ thống liên thông. Bạn có thể tìm hiểu xem địa phương mình có áp dụng hình thức tra cứu này hay không. Ví dụ:

• Cơ sở dữ liệu công chứng TP.HCM: Các Văn phòng Công chứng tại TP.HCM thường kết nối với hệ thống chung, giúp các công chứng viên khác tra cứu được thông tin về giao dịch đã công chứng để ngăn chặn giao dịch trùng lắp hoặc lừa đảo.
• Hệ thống thông tin đăng ký đất đai: Mặc dù không trực tiếp là cơ sở dữ liệu công chứng, nhưng các thông tin về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở được cập nhật tại Văn phòng Đăng ký đất đai có thể gián tiếp xác nhận tính hợp pháp của giấy tờ đã công chứng khi làm thủ tục sang tên.

3. Căn cứ pháp lý và ví dụ minh họa thực tế khi kiểm tra công chứng

Việc kiểm tra công chứng được thực hiện dựa trên các quy định về việc lưu trữ và cung cấp thông tin công chứng:

 >>> Xem thêm: Tại sao bạn nên chọn công chứng giấy tờ tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ?

• Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định về việc lưu trữ hồ sơ công chứng: “Tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ trong hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Thời hạn lưu trữ là 20 năm. Việc hủy tài liệu công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.”
• Điều 65 Luật Công chứng 2014 quy định về việc cấp bản sao văn bản công chứng và trích lục hồ sơ công chứng: “Tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng có quyền cấp bản sao văn bản công chứng, trích lục hồ sơ công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, người có quyền, nghĩa vụ liên quan.”

Điều này khẳng định quyền của bạn khi yêu cầu tổ chức công chứng cung cấp thông tin để xác minh tính thật giả.

Ví dụ minh họa thực tế:

Ông Nam đang có ý định mua một mảnh đất. Người bán cung cấp cho ông một bản photo công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và một bản photo công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được cho là đã công chứng tại một Văn phòng Công chứng X.

Để kiểm tra công chứng này, ông Nam đã thực hiện:

1. Kiểm tra sơ bộ bằng mắt thường: Ông so sánh bản photo với các bản công chứng thật mà ông từng thấy. Ông nhận thấy phông chữ trên bản hợp đồng có vẻ không đồng nhất, con dấu hơi mờ và có một vài lỗi chính tả nhỏ. Điều này khiến ông bắt đầu nghi ngờ.
2. Liên hệ trực tiếp Văn phòng Công chứng X: Ông Nam mang bản photo hợp đồng và các thông tin liên quan (số công chứng, quyển số, ngày công chứng) đến Văn phòng Công chứng X. Ông trình bày rõ mục đích muốn xác minh tính thật giả của văn bản này.
3. Đối chiếu hồ sơ lưu trữ: Công chứng viên tại Văn phòng Công chứng X đã tra cứu sổ công chứng và đối chiếu với bản chính hợp đồng được lưu trữ. Kết quả cho thấy, không có bất kỳ thông tin nào về hợp đồng chuyển nhượng với số công chứng và các chi tiết tương ứng mà người bán cung cấp.

 >>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ du học, định cư: Checklist đầy đủ cho bạn

Nhờ việc kiểm tra công chứng kịp thời và đúng cách, ông Nam đã phát hiện đây là giấy tờ giả mạo và tránh được nguy cơ bị lừa đảo, mất số tiền lớn.

4. Kết luận

Việc kiểm tra công chứng là một biện pháp phòng ngừa rủi ro hữu hiệu và cần thiết khi thực hiện các giao dịch quan trọng liên quan đến tài sản. Bạn không nên chủ quan chỉ dựa vào các bản sao hoặc dấu hiệu bên ngoài. Hãy chủ động liên hệ trực tiếp với tổ chức công chứng đã thực hiện giao dịch hoặc các cơ quan có thẩm quyền để xác minh thông tin. Nắm vững các phương pháp và căn cứ pháp lý sẽ giúp bạn tự tin trong mọi giao dịch, đảm bảo quyền lợi hợp pháp và an toàn tài chính.