Thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản trực tuyến
Cùng với sự phát triển của công nghệ số, hoạt động công chứng đang từng bước được số hóa theo chủ trương cải cách hành chính của Nhà nước. Trong đó, thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản trực tuyến là một giải pháp mới giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế việc di chuyển, đặc biệt khi người thừa kế ở xa hoặc ở nước ngoài. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy trình, hồ sơ và điều kiện để thực hiện công chứng trực tuyến hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý mới nhất, hướng dẫn quy trình thực hiện và minh họa bằng ví dụ thực tế.
1. Căn cứ pháp lý về công chứng văn bản từ chối nhận di sản trực tuyến
Hiện nay, việc công chứng bằng hình thức trực tuyến được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Luật Công chứng 2014 (được sửa đổi, bổ sung năm 2024).
Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trong môi trường điện tử.
Thông tư số 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn nghiệp vụ công chứng.
Đề án phát triển công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc, ban hành theo Quyết định số 805/QĐ-TTg ngày 03/7/2024 của Thủ tướng Chính phủ.
Theo Luật Công chứng sửa đổi năm 2024, công chứng điện tử (trực tuyến) được hiểu là việc công chứng viên thực hiện chứng nhận hợp đồng, giao dịch hoặc văn bản pháp lý thông qua hệ thống công chứng điện tử có xác thực, lưu trữ và quản lý dữ liệu số, có giá trị pháp lý tương đương công chứng trực tiếp.
Đối với văn bản từ chối nhận di sản, pháp luật cho phép công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, xác minh, ký số và cấp chứng thư điện tử trong môi trường mạng nếu các điều kiện kỹ thuật và xác thực danh tính được bảo đảm.
2. Hồ sơ thực hiện thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản trực tuyến
Theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014 và hướng dẫn triển khai công chứng điện tử năm 2024 của Bộ Tư pháp, người yêu cầu công chứng trực tuyến cần chuẩn bị các tài liệu sau dưới dạng bản điện tử (scan, file PDF, có ký số hoặc chứng thực điện tử):
Phiếu yêu cầu công chứng trực tuyến (điền thông tin qua cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống của tổ chức hành nghề công chứng).
Bản dự thảo văn bản từ chối nhận di sản (nếu người yêu cầu đã chuẩn bị sẵn).
Giấy tờ tùy thân điện tử: Căn cước công dân gắn chip, hộ chiếu điện tử hoặc tài khoản định danh eID mức độ 2.
Bản sao điện tử giấy chứng tử của người để lại di sản.
Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế (bản điện tử của giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn…).
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản nếu cần xác định rõ phần di sản.
Tất cả hồ sơ được gửi thông qua Cổng dịch vụ công chứng điện tử hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia, có xác thực danh tính bằng chữ ký số cá nhân hoặc tài khoản định danh điện tử.
>>> Xem thêm: Tiết lộ bí quyết làm sổ đỏ nhanh gọn cùng Dịch vụ sổ đỏ được nhiều người tin chọn
3. Quy trình thực hiện thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản trực tuyến
Theo quy định mới, quy trình công chứng trực tuyến gồm 5 bước cơ bản:
Bước 1. Gửi yêu cầu công chứng trực tuyến Người yêu cầu truy cập cổng dịch vụ công chứng điện tử của tổ chức hành nghề công chứng (ví dụ: Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ – TP.HCM), chọn mục “Công chứng văn bản từ chối nhận di sản”, điền thông tin và tải lên toàn bộ hồ sơ điện tử.
Bước 2. Xác minh và kiểm tra hồ sơ Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu thông tin, xác thực danh tính qua dữ liệu định danh điện tử hoặc video trực tuyến, kiểm tra hiệu lực của giấy tờ đính kèm.
Bước 3. Soạn thảo và gửi bản dự thảo văn bản công chứng Công chứng viên lập dự thảo văn bản từ chối nhận di sản, gửi cho người yêu cầu xem trước qua hệ thống. Người yêu cầu có thể chỉnh sửa, xác nhận nội dung trước khi ký.
Bước 4. Ký và công chứng điện tử Người yêu cầu ký chữ ký số trên văn bản; công chứng viên kiểm tra, ký chứng nhận bằng chữ ký số chuyên dùng của tổ chức hành nghề công chứng. Hệ thống sẽ cấp chứng thư công chứng điện tử có mã QR, mã định danh duy nhất.
Bước 5. Lưu trữ và cấp bản sao điện tử hoặc bản in Sau khi hoàn tất, người yêu cầu có thể tải bản sao điện tử có giá trị pháp lý hoặc yêu cầu bản in công chứng có mã xác thực tại trụ sở công chứng.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ: Bà L ở Hà Nội có cha là ông H mất tại TP.HCM để lại quyền sử dụng đất. Do bà L đang sinh sống tại Đức, bà muốn từ chối nhận di sản để nhường phần của mình cho em trai. Bà L truy cập hệ thống công chứng điện tử của Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ, đăng nhập bằng tài khoản eID mức độ 2, tải lên bản sao điện tử giấy chứng tử, hộ chiếu, giấy khai sinh và văn bản từ chối nhận di sản.
Công chứng viên xác minh danh tính qua video trực tuyến, kiểm tra hồ sơ, lập văn bản từ chối nhận di sản và gửi lại cho bà L ký điện tử. Sau khi công chứng viên ký chứng nhận, hệ thống cấp văn bản công chứng điện tử hợp lệ, có thể dùng để nộp hồ sơ khai nhận di sản hoặc thực hiện thủ tục sang tên tài sản.
Trường hợp này, bà L không cần trực tiếp về Việt Nam mà vẫn hoàn tất được thủ tục hợp pháp, được pháp luật công nhận.
>>> Xem thêm: Làm sao để tiết kiệm Phí công chứng khi giao dịch bất động sản?
Công chứng trực tuyến đang là xu hướng tất yếu trong thời đại chuyển đổi số, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho người dân, nhất là trong các trường hợp thực hiện thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản ở xa. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu lực pháp lý, người dân cần sử dụng tài khoản định danh điện tử hợp lệ, chữ ký số và nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định. Khi chưa quen với hệ thống, bạn có thể liên hệ trực tiếp văn phòng công chứng uy tín để được hướng dẫn chi tiết từng bước.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
